如何写好离职工作交接文档?

Posted on 17-16-06

交接文档是你在离职前交付公司的工作检查清单。做好交接工作,你可以轻松离职,接手人可以顺利上手,领导对你高评价,公司正常运作。与己方便,与人方便,好聚好散,日后好相见。

有的人认为自己的工作量不大,觉得三两句话说清,就采取口头交接的方式,但这样极其容易留下后患,接收人毕竟不熟悉你的工作,且记忆力有限,后期极大可能会忘记你的口头交接,后续可能会出现:1)接手人频繁联系你,问东问西,直至解决问题;2)接手人不联系你,把后头做不好工作的理由扣在你身上。所以,为避免可预见的不良后果,强烈建议使用书面形式的交接文档。

当然,使用交接文档还有以下好处:1)表明你有总结和交代,体现个人职业素养;2)留下清晰的交接文档,交接无缝传送,接手人可快速上手,你就可申请提前离开公司。

交接文档原则

交接文档就像是非正式离职合同,需要条款清晰,双方满意,建议满足以下 5 个原则。

  • 1)路径清晰,接手人按图索骥,逐项检查,一旦发现什么问题可以马上找到解决办法;
  • 2)链接丰富:尽可能将相关的文档都附上去,让你的交接文档成为你交接工作的索引文档;
  • 3)有明确接手人:一定要明确的接手人,即使没有合适也需要指定一个,甚至是你的领导,可以顺利将你的交接责任转移出去。
  • 4)抄送给领导:这个最重要的步骤,千万不要忘记。
  • 5)有验收评价:无论是接手人,或者领导,都验收评价你的交接文档,有反馈,才标志交接的完成。

交接文档模板

以下是一份完整的交接文档模板,可照葫芦画瓢。

背景说明

清楚说明自己何时正式离开公司,说明可交接时间,你对交接工作的看法,

交接内容概述

  • 正在负责的工作项目概述,包括 背景、项目简介项目历史、项目在全公司的重要程度、项目相关人员等
  • 待跟进的项目:项目相关人员、项目进度、项目未来计划等;
  • 个人日常工作习惯清单参考;

接收人工作提醒

  • 已完成项目成功经验传授,最好有相关的文档链接;
  • 接收人学习技能教程或建议;
  • 接收人容易出现的出错及预防清单;
  • 与接收人沟通后增补的注意事项;

接收人未来需要交接工作

  • 具体工作项目清单,按重要程度排序;
  • 未完成项目的详细说明;
  • 所有项目联系人的清单;
  • 详细交接工作日程表;

接收人文件与物品交付:

  • 日常重要文档模板,附使用说明;
  • 重要纸质文档扫描留存上传,附链接;
  • 电子资料统一上传公司云盘,附链接;
  • 电子密码账户清单;
  • 钥匙、电脑硬件清单;

预计可能出现的问题

  • 问题一:无法找到某个文件?建议可先找 XXX 同事,如不能再找 XXX……
  • 问题二:具体项目如何操作?建议可找 XXX 同事,她之前操作过……
  • 问题三:……

后续联系方式

  • 手机:XXX
  • 邮箱:XXX
  • 微信:XXX

交接验收

  • 接收人签名:
  • 验收评价:
  • 验收日期:

ChangeLog

  • 2017-06-16 完成